Mit weniger Personal mehr erreichen – Strategie-Studie Öffentlicher Dienst 2030
30 Prozent der Nachbesetzungen sind vermeidbar, bis zu 25 Prozent Effizienzreserven liegen intern.
Köln, 05. August 2025:
Mit weniger Personal mehr erreichen – Strategie-Studie Öffentlicher Dienst 2030
Der öffentliche Dienst steht vor einem tiefgreifenden Wandel. Bis 2030 scheidet mehr als ein Drittel der Beschäftigten altersbedingt aus – besonders in Schlüsselbereichen wie IT, Bau und Soziales. Gleichzeitig sinkt die Zahl qualifizierter Bewerber deutlich, in vielen Bereichen um über 50 Prozent. Der Digitalisierungsgrad liegt im Schnitt 30 Prozent unter dem der Privatwirtschaft. Zudem entfallen bis zu 40 Prozent der Arbeitszeit auf Routinetätigkeiten, die sich längst automatisieren lassen.
Im Jahr 2030 werden voraussichtlich 24 Prozent der Haushaltsmittel in Personalkosten fließen. Angesichts begrenzter Kapazitäten rückt die Frage in den Mittelpunkt, wie Verwaltungen ihre personalbezogenen Prozesse so gestalten können, dass vorhandene Ressourcen wirksam eingesetzt werden. Es geht nicht um pauschales Sparen, sondern um gezielte Neustrukturierung – damit öffentliche Aufgaben auch künftig verlässlich erfüllt werden können.
Das zeigt die aktuelle Strategiestudie „Öffentlicher Dienst 2030“ der ArbeitgeberGold GmbH. Sie basiert auf über 120 Projekten aus den Jahren 2023 bis 2025 in Verwaltungen unterschiedlicher Größenordnungen, von kleinen Organisationseinheiten bis zu Großverwaltungen mit mehr als 8.000 Mitarbeitenden. Die Ergebnisse beruhen auf quantitativen Daten, Fallstudien und Prozessanalysen aus Transformationsprojekten.
Peer Bieber
Geschäftsführer und Leiter Beratung
„Der öffentliche Dienst hat kein Personalproblem, sondern ein Strukturproblem. Wer jetzt richtig steuert, kann mit weniger Personal mehr Wirkung entfalten.“, appelliert Peer Bieber, Geschäftsführer der ArbeitgeberGold GmbH.
Die Fakten im Überblick:
Ergebnis unserer Interviews mit Personalämtern:
82 % der Befragten bestätigen, dass ein gleichzeitiger Mangel an qualifizierten Personalressourcen, Haushaltsmitteln und digitaler Infrastruktur zu einem umfassenden Stillstand in der Verwaltung führt.
Vier Stellschrauben, um die Leistungsfähigkeit der Verwaltung zu sichern
Die Studie benennt vier konkrete Hebel, mit denen Verwaltungen ihre Handlungsfähigkeit trotz schrumpfender Personalkapazitäten sichern können:
Was heute zählt, ist nicht die Größe, sondern die Steuerungsfähigkeit
Die Studie zeigt: Kommunale und staatliche Leistungsfähigkeit wird künftig nicht an der Zahl der Beschäftigten gemessen, sondern an der Fähigkeit, vorhandene Ressourcen intelligent zu nutzen. Entscheidend sind Struktur, Priorisierung und systematischer Ressourceneinsatz – nicht das Ob, sondern das Wie.
„Die Verwaltung verliert nicht nur Personal. Sie muss auch ihre Steuerungsfähigkeit neu organisieren. Wer jetzt handelt, sichert Zukunftsfunktion und Gestaltungsspielräume.“ – Peer Bieber
Während Unternehmen längst auf datenbasierte Planung, Prozessautomatisierung und agile Ressourcennutzung setzen, arbeiten viele öffentliche Strukturen weiterhin mit Abläufen aus Zeiten der Vollbesetzung. Die Folge sind unbesetzte Stellen, wachsende Verfahren und steigende Belastung – ohne spürbare Leistungszuwächse.
Strukturdefizite lassen sich nicht wegverwalten, aber mit gezielter Steuerung sehr wohl beeinflussen.
Ein Appell an Politik, Verwaltung und Entscheider
„Die Verwaltung braucht keine weiteren Programme. Sie braucht Umsetzungsfreiheit, Investitionsspielräume und strukturelle Unterstützung.“
Die Studie fordert: Steuerungsfähigkeit muss zur politischen Priorität werden. Nicht nur in Digitalstrategien oder Förderprogrammen, sondern im Alltag jeder Verwaltung – dort, wo heute Strukturen entscheiden, ob öffentliche Aufgaben morgen noch verlässlich erfüllt werden.
Über ArbeitgeberGold GmbH
Seit 2010 berät die ArbeitgeberGold GmbH mittelständische Unternehmen und öffentliche Verwaltungen in ganz Deutschland. Das Team aus renommierten Beratern verbindet fundierte Analysen mit praxiserprobter Umsetzung. Schwerpunkte sind Recruiting, Personalentwicklung, Digitalisierung und Personaleffizienz. ArbeitgeberGold steht für unabhängige, zukunftssichere HR-Strategien, die Organisationen entlasten, handlungsfähig machen und nachhaltige Wirkung entfalten.
