Personaleffizienz statt Fehlsteuerung
Damit Ihre Verwaltung rechtssicher und handlungsfähig bleibt, auch morgen noch

Von gewachsenen Strukturen zu einer zukunftssicheren Personalstrategie im öffentlichen Dienst

Ausgangslage im öffentlicher Dienst

Öffentliche Arbeitgeber stehen unter wachsendem strukturellem Druck.
Personalkosten steigen in vielen Verwaltungen um bis zu 25 Prozent, während Bewerberzahlen in den vergangenen Jahren um bis zu 30 Prozent zurückgegangen sind. Gleichzeitig wachsen die Anforderungen an Leistungsfähigkeit, Servicequalität, Dokumentation und Rechtssicherheit.

Hinzu kommt der demografische Wandel.
Bis 2030 scheiden rund 30 Prozent der heutigen Verwaltungsmitarbeitenden altersbedingt aus. Diese Abgänge betreffen nicht nur einzelne Funktionen, sondern ganze Erfahrungs- und Wissensbereiche.

In vielen Verwaltungen fehlt jedoch eine belastbare Grundlage, um diese Entwicklung vorausschauend zu steuern.
Personalarbeit reagiert auf akute Engpässe, statt strukturell vorzuplanen. Entscheidungen werden situativ getroffen, Prioritäten wechseln, Ressourcen werden gebunden, ohne dass ihre Wirkung transparent ist.

Die Folge sind funktionale Risiken, die nicht operativ gelöst werden können, sondern die Steuerungsfähigkeit der Verwaltung insgesamt betreffen.

Druck!

Was Personaleffizienz im öffentlichen Dienst bedeutet

Personaleffizienz bedeutet im öffentlichen Dienst nicht Einsparung um jeden Preis.
Sie beschreibt die Fähigkeit einer Verwaltung, ihre personellen Ressourcen so zu steuern, dass Handlungsfähigkeit, Rechtssicherheit und Versorgungssicherheit dauerhaft gewährleistet sind.

Im Mittelpunkt stehen dabei nicht kurzfristige Kostenfragen, sondern strukturelle Steuerungsfragen:

  • Sind die richtigen Funktionen ausreichend abgesichert?
  • Wo entstehen Engpässe mit Auswirkungen auf Pflichtaufgaben?
  • Welche Bereiche sind überlastet, welche untergenutzt?
  • Wo fehlen belastbare Entscheidungsgrundlagen gegenüber Verwaltungsleitung, Gremien und Politik?

Die Personaleffizienzanalyse von ArbeitgeberGold liefert hierfür eine datenbasierte Bewertung Ihrer Personalstrategie im Abgleich mit:

  • der realen Arbeitsmarktlage
  • vergleichbaren öffentlichen Arbeitgebern
  • bewährten Benchmarks aus der Verwaltungspraxis
  • technologischen und organisatorischen Entwicklungen

Ziel ist nicht kurzfristige Optimierung, sondern nachhaltige Steuerungsfähigkeit über Jahre hinweg.

Warum jetzt der richtige Zeitpunkt für Veränderung ist

Fehlende Steuerung erzeugt funktionale Risiken

Bis zu 25 Prozent des Personaleinsatzes sind heute nicht strategisch abgesichert. Aufgaben werden mehrfach bearbeitet, Prioritäten sind unklar, Engpässe werden erst sichtbar, wenn sie bereits wirksam sind.

Demografischer Wandel

Rund 30 Prozent altersbedingte Abgänge bis 2030 erfordern eine vorausschauende Personalplanung. Ohne klare Prognosen entstehen Wissensverluste und operative Brüche.

Wettbewerb um Talente

Auch Verwaltungen stehen im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte. Öffentliche Arbeitgeber mit klarer Personalstrategie steigern ihre Bewerbungsquote um bis zu das Dreifache.

Fehlende Vergleichsdaten

Ohne belastbare Benchmarks bleibt verborgen, wo strukturelle Überlastung entsteht und wo realistische Einsparpotenziale liegen.

Technologische Veränderungen

Bis zu 30 Prozent klassischer Verwaltungsaufgaben verändern sich durch Automatisierung und Digitalisierung. Ohne strategische Einordnung entstehen neue Engpässe an anderer Stelle.

Kunden im öffentlichem Dienst, die ihre Organisation mit uns optimiert haben:

Was wir für Sie analysieren

Die Personaleffizienzanalyse erfolgt organisationsweit, strukturiert und datenbasiert.
Sie ist keine isolierte HR-Maßnahme, sondern ein Steuerungsinstrument für Verwaltungsleitung und Entscheidungsgremien.

  • 1. Ihre bestehende Personalstrategie

    • Abgleich von Aufgaben, Stellen und tatsächlichem Bedarf
    • Bewertung der Steuerungslogik im Kontext des Arbeitsmarkts
    • Identifikation von Einspar- und Steuerungspotenzialen

  • 2. Zukünftige Arbeitsmarktlage

    • realistische Gewinnungs- und Entwicklungsoptionen
    • Absicherung kritischer Funktionen
    • Reduktion von Besetzungszeiten um bis zu 50 Prozent

  • 3. Wettbewerb öffentlicher Arbeitgeber

    • Vergleich mit erfolgreichen Verwaltungen
    • Ableitung wirksamer Maßnahmen zur Steigerung der Bewerberquote um bis zu 3x

  • 4. Langfristige Benchmarks

    • Trennung von tragfähigen Modellen und kurzfristigen Notlösungen
    • Einordnung bestehender Strukturen in einen realistischen Zukunftshorizont

  • 5. Technologische Entwicklungen

    • Bewertung zukünftiger Aufgabenveränderungen
    • frühzeitige Anpassung von Kapazitäten
    • Vermeidung funktionaler Engpässe

Ergebnis: Personaleffizienzstrategie:

Das Ergebnis ist keine abstrakte Analyse, sondern eine konkrete Entscheidungsgrundlage für die Verwaltungssteuerung:

  • Optimale Steuerung des Personaleinsatzes: Bis zu 50 % schnellere Besetzungen und langfristige Fachkräftesicherung.

  • Gezielte Kostensenkung ohne Funktionsverlust: Bis zu 25 % Einsparpotenzial durch gezielte Optimierung der Ressourcennutzung.

  • Planungssicherheit: 30 % genauere Personalprognosen für eine faktenbasierte Steuerung von Personal- und Investitionsentscheidungen.

  • Bessere Positionierung im Wettbewerb um Talente: 3x mehr qualifizierte Bewerbungen durch gezielte interne Weiterentwicklung und optimierte externe Ansprache.

  • Vorbereitung auf künftige Marktveränderungen: 40 % weniger Verwaltungsaufwand durch eine proaktive Steuerung des Personalbedarfs.

Ihr größter Mehrwert

Fehlentscheidungen in der Personalsteuerung gefährden nicht nur Abläufe, sondern das Vertrauen in die Handlungsfähigkeit der Verwaltung.

  • Transparenz über funktionale Risiken
  • belastbare Entscheidungsgrundlagen für Verwaltungsleitung und Politik
  • geringere Abhängigkeit von externen Hilfslösungen
  • nachhaltige Planung statt kurzfristiger Übergangslösungen

Warum ArbeitgeberGold

ArbeitgeberGold verbindet Verwaltungsrealität, Marktdaten und Umsetzbarkeit.
Wir arbeiten nicht mit theoretischen Modellen, sondern mit Steuerungslogiken, die im öffentlichen Dienst funktionieren.

Keine abstrakten Konzepte.
Sondern klare Entscheidungsgrundlagen für eine handlungsfähige Verwaltung.

Peer Bieber

Leiter Beratung und Geschäftsführer

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 0221 / 33 77 55 7-0

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